【幹事さん必見】企業・団体向け 社内BBQイベントのポイントを解説！
会社や団体でBBQを開催することになり、初めて幹事を任された方の中には「まず何から決めればいい？」「食材や機材はどう準備する？」と迷う方も多いのではないでしょうか。
団体BBQでは、日程や参加人数だけでなく、会場の予約、食材・機材の準備、当日の設営、火起こし、終了後の片付けなど、事前に確認しておきたいことがいくつかあります。
ただし、すべてを幹事さん自身で準備する必要はありません。
出張BBQサービスを利用すれば、食材や機材の準備から設営、火起こし、片付けまでまとめて依頼することもできます。
この記事では、東京で団体BBQを開催するときに決めておきたいことや、会場選び、予約から当日までの流れを紹介します。
1. 団体BBQの幹事になったら、まず決めておきたいこと
最初に決めたいのは、「いつ・どこで・何人くらいで開催するか」です。
参加人数が完全に確定していなくても、30名程度なのか、50名を超えるのかなど、おおよその規模が分かれば会場や必要なスペースを検討しやすくなります。
あわせて、1人あたりの予算や開催時間についても決めておくと、その後の準備がスムーズです。
日程と参加人数
会社の懇親会や社内イベントの場合は、参加者が集まりやすい日程をいくつか候補として決めておきます。
人数が多くなるほど利用できる会場も限られるため、大人数での開催を予定している場合は早めに会場を探しておくと安心です。
予算
食材だけでなく、コンロ、テーブル、イス、炭、トングなどの機材も必要になります。
自分たちで準備する場合は、食材費だけでなく機材のレンタル代や運搬費なども含めて考えておきましょう。
出張BBQサービスを利用する場合は、どこまで料金に含まれているかを確認しておくと比較しやすくなります。
2. 東京で団体BBQの会場を選ぶ
東京で団体BBQを開催する場合、公園やBBQ場を利用する方法のほか、条件が整えば会社の敷地内で開催する方法もあります。
会場を選ぶときは、参加できる人数だけでなく、アクセスや駐車場、BBQエリアまでの搬入経路なども確認しておきましょう。
公園・BBQ場で開催する場合
公園やBBQ場を利用する場合は、事前予約が必要か、火気を使用できる場所はどこか、テント・タープを使用できるかなどを確認します。
ゴミの持ち帰りや利用時間についても会場ごとにルールが異なります。
団体利用の場合は、一般利用とは別に申請が必要になることもあるため、予約時に参加人数を伝えて確認しておくと安心です。
アクセスと駐車場も確認する
参加人数が多い場合は、電車やバスで参加しやすいかも重要です。
車で参加する人が多い場合は駐車場の台数も確認しておきましょう。
また、駐車場からBBQエリアまで距離がある会場では、食材や機材の搬入も必要になります。
自分たちで機材を持ち込む場合は、事前に搬入経路を確認しておくと当日の負担を減らせます。
3. 団体BBQで準備するもの
BBQには食材以外にもさまざまなものが必要です。
コンロ、炭、着火剤、トング、テーブル、イス、紙皿、箸、ゴミ袋など、参加人数が増えるほど準備する量も増えていきます。
食材・飲み物
参加人数をもとに必要な食材と飲み物を準備します。
会社や団体で開催する場合は、参加者の年齢層や男女比、アルコールを飲む人数なども確認しておくと量を決めやすくなります。
BBQ機材
コンロやテーブルなどをレンタルする場合は、誰が受け取り、誰が設営し、終了後にどう返却するのかまで確認しておきます。
団体BBQでは機材の数も多くなるため、「借りるところ」だけでなく「運ぶ・設営する・返却する」ところまで考えておくことがポイントです。
4. 出張BBQサービスを利用した場合の流れ
食材や機材をすべて自分たちで準備するのが難しい場合は、出張BBQサービスを利用する方法があります。
BBQ太郎 東京店では、食材や機材の配送だけでなく、設営、火起こし、終了後の片付け、ゴミ回収まで対応しています。
予約・事前確認
まず、開催日、会場、参加予定人数などを伝えて予約します。
会場が決まっていない場合は、参加人数や希望エリアをもとに候補を検討します。
団体BBQの場合は、参加人数が多少前後することもあるため、人数変更についても事前に確認しておくと安心です。
当日の設営
当日はスタッフが会場へ機材を運び、テーブル、イス、コンロなどを設営します。
火起こしまで対応するため、参加者が到着してから幹事さんが炭を準備する必要はありません。
幹事さんは受付や参加者への案内など、イベント全体の進行に時間を使えます。
BBQ開始
準備が整ったらBBQを開始します。
BBQ太郎では基本Q太郎コースをはじめ、参加人数や希望に合わせてコースを選ぶことができます。
飲み物を自分たちで用意することも可能です。
終了後の片付け
BBQ終了後は、使用した機材の撤収やゴミの回収までスタッフが対応します。
団体BBQでは人数が多い分、終了後のゴミや機材も多くなるため、片付けまで依頼できることは幹事さんの負担軽減につながります。
5. 雨が降った場合も事前に考えておく
屋外で開催するBBQでは、雨天時の対応も確認しておきたいポイントです。
小雨程度であれば、会場の利用に問題がなく、テントやタープを安全に設営できる状況であれば開催できるケースがあります。
BBQ太郎でも雨天時の対応実績があります。
一方、台風や大雨、強風、雷など、安全な開催が難しい場合は中止となります。
天候が心配な場合は、日程変更（リスケ）や中止についても早めに相談しておくと、参加者への案内もしやすくなります。
6. 公園だけでなく会社敷地内で開催する方法も
BBQ太郎 東京店では、公園やBBQ場だけでなく、条件が整えば会社の駐車場や敷地などで開催することもできます。
会社敷地内であれば参加者の移動が少なく、終業後の社内イベントとして開催しやすい点が特徴です。
ただし、会社敷地内でBBQを行う場合は、火気の使用が認められているか、煙やにおいが周辺へ影響しないか、参加者と車両の動線を安全に分けられるかなどを事前に確認する必要があります。
ビルや賃貸物件の場合は、管理会社や所有者への確認も必要です。
「会社の敷地でできるか分からない」という場合は、開催予定の場所や人数を伝えて事前に相談しておくとよいでしょう。
7. 初めての団体BBQは準備する範囲を決めると進めやすい
初めて団体BBQの幹事を担当すると、会場、食材、機材、設営、火起こし、片付けなど、考えることが多く感じるかもしれません。
まずは「開催日・参加人数・会場・予算」を決め、そのうえで自分たちで準備する範囲と業者へ任せる範囲を決めると進めやすくなります。
BBQ太郎 東京店では、食材・機材の準備から設営、火起こし、片付け、ゴミ回収までまとめて対応しています。
東京で会社・団体BBQを予定している方は、参加人数や希望エリアがある程度決まった段階からご相談いただけます。
よくある質問
Q. 公園で団体BBQをする場合、予約は必要ですか？
会場によって異なりますが、事前予約が必要な公園やBBQ場があります。
団体利用では通常利用とは異なるルールが設けられている場合もあるため、参加人数とあわせて各会場へ確認してください。
Q. 会社の敷地内でも団体BBQはできますか？
条件が整えば開催できます。
火気使用の可否や管理会社・所有者の許可、煙やにおいへの配慮、安全なスペースを確保できるかなどを事前に確認する必要があります。
Q. BBQの機材は自分たちで用意する必要がありますか？
出張BBQサービスを利用する場合は、コンロ、テーブル、イスなどの機材をまとめて依頼できます。
BBQ太郎では機材の配送だけでなく設営にも対応しています。
Q. 火起こしもお願いできますか？
BBQ太郎では火起こしまでスタッフが対応します。
参加者が集まってから幹事さんが炭を準備する必要はありません。
Q. ゴミは持ち帰る必要がありますか？
会場によってゴミのルールは異なります。
BBQ太郎を利用した場合は、サービスに含まれる範囲でゴミ回収にも対応しています。
Q. 雨予報の場合は中止ですか？
小雨程度で、会場が利用でき、安全にテント・タープを設営できる場合は開催できるケースがあります。
台風・大雨・強風・雷など、安全な開催が難しい場合は中止となります。天候が心配な場合は早めにご相談ください。
Q. 何人くらいの団体まで対応できますか？
BBQ太郎では少人数から大人数の団体BBQまで対応しており、3,000名規模の対応実績があります。
大規模な開催の場合は、会場や機材の手配もあるため早めのご相談をおすすめします。
